Arbeiten im Homeoffice

Haben Sie Geduld mit sich und anderen

Viele sind in einer neuen Situation und lernen schnell. Nicht immer und nicht alle gleich gut oder gleich schnell. 
Deshalb - auch wenn es nicht immer einfach ist: Um Unterstützung bitten und wo nötig Kolleg*innen unterstützen.

Sich zuhause strukturieren und organisieren

• Strukturen und Regeln entlasten im Alltag.
  Deshalb: Nehmen Sie sich Zeit, die Familie zu organisieren, Orte, Zeiten und Regeln für sich oder gemeinsam mit der Familie für alle festzulegen.
• Vertraute Tagesstrukturen fallen weg, Gewohnheiten werden durchbrochen.
  Deshalb: Gewohnheiten wo möglich aufrechterhalten oder ersetzen: Arbeitsbeginn und -ende, Pausen, Essenzeiten beibehalten, etc.
• Kinder zuhause sind eine zusätzliche Herausforderung.
  Deshalb: Auch den Kindern eine Struktur geben, Orte und Zeiten für schulische Aufträge definieren. Festlegen, wer wann für die Kinder verantwortlich ist, wer arbeitet. Stundenpläne erstellen: Kinder sind sich schon in der Kita an fixe Strukturen und Regeln gewöhnt, ältere Kinder in der Schule sowieso.
   

Einen Arbeitsplatz einrichten

Ein abgegrenzter, vertrauter Arbeitsplatz unterstützt Sie dabei, in einen Arbeitsmodus zu finden, konzentriert und ungestört zu arbeiten und Arbeitszeit und freie Zeit voneinander abzugrenzen.
Deshalb: einen fixen Arbeitsplatz definieren und passend einrichten. Wo beispielsweise ein Küchentisch mehrfach genutzt werden muss, kann es hilfreich sein, den Tisch jeweils umzuräumen, um die aktuelle Funktion klar zu definieren.
 

Die Arbeit organisieren und strukturieren

• Der Kalender ist das wichtigste Tool zur Koordination, und sollte deshalb mehr als je up to date sein.
  Deshalb überprüfen: Sind die Kalendereinträge noch aktuell? Was muss abgesagt werden? Wo müssen neue Einladungen für Online Meetings versendet werden? 
• Spontane Absprachen und Planungen gemeinsamer Aufgaben fallen weg
  Deshalb: Kurze Treffen des Teams vereinbaren, bspw. jeden Morgen, in dem die Aufgaben des Tages abgesprochen werden.

Bei der Arbeit informellen Kontakt pflegen

Der spontane informelle Austausch fällt weg, und damit das, was man sich auf dem Gang kurz sagen würde; einige leben alleine, haben vielleicht den ganzen Tag keinen informellen Austausch.
Deshalb: Den Kontakt im Team aktiv suchen und aufrechterhalten, Zeiten zum informellen digitalen Austausch vereinbaren, z.B. zu virtuellen Kaffeepausen. 15 Minuten reichen, wer gerade Lust und Zeit hat, schaut vorbei. Oder einen Chat einrichten, der einzig dem informellen Austausch im Team dient.
 

Virtuelle Meetings durchführen

Virtuelle Meetings folgen spezifischen Regeln: 

• Sich gegenseitig zu sehen vermittelt Nähe, nonverbale Signale (Sprecher*innenwechsel, nicken, lächeln, Handzeichen etc.) erleichtern die Kommunikation, brauchen aber auch mehr Bandbreite. Vielleicht reicht es, nur am Anfang die Videoübertragung einzuschalten, zur Begrüssung und für einen kurzen informellen Austausch.
• Die eigene Videoübertragung sollte freiwillig sein, die Privatsphäre wird geachtet.
• Wichtiger als die Teilnehmenden zu sehen, kann das Teilen von Dokumenten sein. Sei es über den parallelen, aber individuellen Zugang zu den Unterlagen oder das Teilen des Bildschirms.
• Hilfreich ist, zu Beginn eines virtuellen Meetings zu klären, wer das Meeting führt, ob, wie und durch wen protokolliert wird, wer Aufgaben im Planner einträgt, etc., und ev. auch auf welche Weise sich die einzelnen Teammitglieder einbringen (Sprecher*innenwechsel). 
• Hinweise, wie virtuelle Meetings geführt werden können, finden sich zum Beispiel hier.
• Nettiquetten sind zu beachten, beispielsweise anhand dieser sieben Regeln.
• Tipps für Führungspersonen finden sich hier.
   

Work-Life Balance

Mit der Arbeit im Homeoffice ist man den ganzen Tag zuhause. Das bedeutet nicht, dass man immer erreichbar sein muss, sondern umso mehr, dass man sich klar abgrenzen muss. Unterstützend dazu sind Rituale, Regeln und Strukturen. Deshalb:

• Arbeitszeiten definieren und nur dann arbeiten. 
• Spezifische Arbeitszeiten, bspw. für die Kinderbetreuung, im Team kommunizieren und Betreuungszeiten im Kalender eintragen.
• Teilzeitmitarbeitende sollen die freien Tage weiterhin im Kalender eintragen.
• Nicht vergessen Pausen zu machen, ev. immer zur selben Zeit oder sich diese als Erinnerung in den Kalender eintragen, vielleicht mit anderen zusammen, als gemeinsame Kaffeepause.
• Arbeit und freie Zeit klar voneinander abgrenzen: Arbeitstage, -zeiten und -pausen einhalten und im Kalender eintragen, Arbeitsplatz einrichten, Arbeitskleidung tragen, klare Strukturen und Regeln in der Familie einhalten, vgl. oben.
   

Die wichtigsten Punkte zum Arbeiten im Homeoffice hat Prof. Dr. Andrea Gurtner vom Institut New Work der BFH Wirtschaft zusammengefasst.