Mit KI erfolgreich öffentliche Beschaffungen unterstützen

Jedes Jahr werden in der Schweiz für rund 40 Milliarden Franken Güter und Leistungen durch das öffentliche Beschaffungswesen eingekauft. Die Verwendung von künstlicher Intelligenz ist seit ein paar Jahren allgegenwärtig. Mit dem Innosuisse-Projekt «KI in der öffentlichen Beschaffung» soll darum nun untersucht werden, wie künstliche Intelligenz bei öffentlichen Beschaffungen eingesetzt werden kann.

Jennifer De Capitani ist wissenschaftliche Mitarbeiterin der Fachgruppe Public Procurement and Law am Institut Public Sector Transformation. Gemeinsam mit Projektleiterin Eliane Wurmser vom Digital Sustainability Lab leitet sie das Projekt und koordiniert die Zusammenarbeit mit den insgesamt 12 Partnern aus Wirtschaft, Verwaltung und Forschung.

Am 1. Juli 2024 fiel der Startschuss für das Projekt «Künstliche Intelligenz im Beschaffungswesen» – um was geht es dabei genau?

Wir möchten mit KI die oft aufwändigen Prozesse im öffentlichen Beschaffungswesen unterstützen. Mit KI sollen zum Beispiel Daten aus vergangenen Beschaffungen genutzt werden, um zukünftige Beschaffungen mit weniger Aufwand zu gestalten und die Qualität zu erhöhen. Das ist vor allem für die Beschaffungs- und Bedarfsstellen interessant. Anbieter wiederum können mittels KI schneller und gezielter herausfinden, bei welchen Ausschreibungen sie eine Offerte einreichen sollten. KI kann sie dabei unterstützen, den Aufwand und ihre Erfolgschancen besser und schneller zu ermitteln.

Was soll mit diesem Projekt erreicht werden?

Wir möchten den Akteuren im öffentlichen Beschaffungswesen – einerseits den Anbietern, aber andererseits auch den Beschaffungs- und Bedarfsstellen – KI-Funktionen anbieten, die sie bei ihren Vorhaben unterstützen. Diese Funktionen können auch in bestehende Tools integriert werden. Im Projekt werden die Funktionen bei IntelliProcure aufgebaut und können über eine Schnittstelle («Application Programming Interface», API) mit externen Beschaffungslösungen wie SuisseOffer verknüpft werden, so dass diese die Funktionen direkt in ihrem Tool anbieten können.

Woran habt ihr in den letzten Monaten gearbeitet?

Wir haben mit unseren 12 Partnern aus der öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft gemeinsam User Stories erarbeitet. Das ist die Grundlage für die detaillierten Anforderungen und die Umsetzung der ersten Funktionen.

Was war dabei euer Highlight?

Uns begeistert am meisten, dass wir mit diesem Projekt das öffentliche Beschaffungswesen revolutionieren können. Beschaffungsstellen und Anbieter schneller zu besseren Resultaten zu führen, motiviert uns enorm.

Die Zusammenarbeit mit einem breit abgestützten Projektteam, bestehend aus 12 Partnern, stellt sicher, dass wir die wesentlichen Aspekte aus der Praxis berücksichtigen können. Sowohl die Projektarbeit wie auch die Kommunikation mit den Partnern ist sehr konstruktiv.

Was sind eure nächsten Schritte im Projekt?

Unsere Entwickler sind daran, die ersten Funktionen umzusetzen und in einem User Interface zur Verfügung zu stellen. Die ersten KI-Funktionen werden ab Januar getestet. Anschliessend gehen wir iterativ vor und holen jeweils Rückmeldungen der Partner ein – einerseits zur Lösung und andererseits zu den erhaltenen KI-Ergebnissen.