Mit DiVA den Stand der Digitalisierung bestimmen

Was 2020 mit einer Vision begann, hatte im Frühling 2021 seinen Projektstart. Die APP Unternehmensberatung machte sich zusammen mit dem Institut Public Sector Transformation (IPST) der Berner Fachhochschule und der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) an die Umsetzung.

Ziel war, basierend auf den Tallinn-Prinzipien, ein Assessment-Tool zu entwickeln, mit dessen Hilfe Verwaltungen den eigenen Digitalisierungsgrad bestimmen können.

Luca Feiner, Themenverantwortlicher Digitalisierung in der Verwaltung bei APP und Jasmin Streich, wissenschaftliche Mitarbeiterin am IPST, waren im Projekt mit dabei. Zusammen mit Kolleg*innen aus den drei Parteien haben sie viele Stunden mit wissenschaftlicher Recherche und Wissensverschmelzung verbracht. Dies, um einen qualitativ wie quantitativ ausgereiften Fragebogen in mehreren Themenfeldern zu erarbeiten.

Nun wurde dieser gewaltige Datenberg durch die APP in einem Assessment-Tool auf diva.app.ch umgesetzt. Luca Feiner, was ist DiVA und wofür kann es eingesetzt werden?

DiVA, „Digitalisierung in der Verwaltung Assessment“, ist ein kostenloses Online-Assessment-Tool für Verwaltungen, um rasch den eigenen Stand der Digitalisierung zu bestimmen. Das Assessment besteht aus einem Online-Fragebogen, der in rund 20 Minuten selbständig ausgefüllt werden kann. Mit den Resultaten erhalten Verwaltungen eine detaillierte Analyse zum Stand ihrer Digitalisierung, Vergleichsmöglichkeiten zu anderen Verwaltungseinheiten sowie wertvolle Hinweise für die Erarbeitung von Digitalisierungsstrategien und einer Digitalisierungs-Roadmap.

Wie kann eine Firma wie APP ein solches Innovationsprojekt finanzieren/entwickeln?

Wir haben bei der APP einen funktionierenden Innovationsprozess, der darauf abzielt, Ideen früh am Markt zu testen und direkt Feedback zu erhalten. So stellen wir sicher, dass wir effizient und effektiv unterwegs sind.

Die Kooperation mit der BFH und ZHAW für die Einbindung wissenschaftlicher Expertise half insbesondere bei der Entwicklung des Fragebogens. Ein wesentlicher Beitrag kam auch von unseren Mitarbeitenden. Mit verschiedenen beruflichen Hintergründen und Kompetenzen aus Marketing, Software-Entwicklung und Projektleitung, konnten wir das Projekt zielgerichtet vorantreiben. Diese Diversität und die Unterstützung der Geschäftsleitung, waren essenziell für den Erfolg.

Wieso gibt es DiVA und wie profitiert die APP zukünftig davon?

Wir begleiten die öffentliche Verwaltung seit bald 50 Jahren bei der Digitalisierung – auch wenn man das früher sicher noch anders genannt hat. Dabei spürten wir das Bedürfnis vieler Verwaltungen nach einem einfach zu bedienenden, verständlichen und dennoch fundierten Werkzeug zur Bestimmung des eigenen Stands in der digitalen Transformation und zum Vergleich mit anderen Verwaltungen. Diesem Bedürfnis wollte die APP mit DiVA nachkommen.

Wir nutzen das Online-Assessment als wertvolles Hilfsmittel in unseren eigenen Mandaten bei der Erarbeitung von Digitalisierungsstrategien. Zudem freuen wir uns natürlich, wenn das Tool rege genutzt wird und noch mehr Verwaltungen auf uns und unsere Kompetenzen aufmerksam werden.

Gibt es Resonanz aus dem öffentlichen Dienst?

Wie erwähnt, haben wir unser Tool früh am Markt getestet. In der ersten Phase erhielten wir gute Rückmeldungen zur Optimierung der Formulierungen, Ideen für weitere Features und die Bestätigung, ob ein solches Tool auf dem Markt überhaupt gefragt ist.

Weitere Rückmeldungen mit dem produktiven Tool sind durchwegs positiv. In den verschiedenen Workshops wird hervorgehoben, dass spannende Diskussionen sowie neue Projektideen entstehen und bestehende Meinungen bestätigt oder widerlegt werden können. Die Aussensicht mit einem neutralen, wissenschaftlich fundierten Fragebogen wird von den Verwaltungseinheiten sehr geschätzt.

Wir nehmen das Feedback der Nutzer*innen sehr ernst und werden DiVA in den nächsten Monaten weiter ausbauen und optimieren.

Wie stellt ihr sicher, dass der Fragebogen aktuell ist und neue Themen in den Fragebogen fliessen?

In der Zusammenarbeit mit der BFH und der ZHAW haben wir den Fragebogen auf den Tallinn-Prinzipien aufgebaut. Diese Prinzipien sind in den meisten Strategien direkt oder implizit enthalten. Mit dieser Basis haben wir einen ausgewogenen Fragebogen erhalten, der die Digitalisierung möglichst gesamtheitlich betrachtet. Uns ist klar, dass wir nicht die ganze Bandbreite der Digitalisierung in nur 50 Fragen detailliert abfragen können. Die Fragen ergeben jedoch eine fundierte Einschätzung über den Stand der Digitalisierung.

Zudem sind wir aktuell in der Konzeption einer Versionierung des Fragebogens, so dass wir diesen künftig problemlos an neue Entwicklungen anpassen können. Dazu haben wir auch schon einige Ideen.

Ist der Fragebogen für alle frei zugänglich?

Ja, DiVA ist für alle frei zugänglich unter diva.app.ch.