Quelques conseils pour le télétravail

Faites preuve de patience, envers vous-même et envers les autres

Beaucoup d’entre nous se trouvent dans une situation nouvelle, à laquelle ils doivent s’adapter. Tout le monde n’apprend pas de la même façon, ni au même rythme. 
Conseil: même si ce n’est pas toujours facile, n’hésitez pas à demander de l’aide et soutenez vos collègues qui en ont besoin.

Structurer et organiser le quotidien à la maison

• Les structures et les règles facilitent la gestion quotidienne.
  Conseil: prenez le temps d’organiser les journées, de définir l’espace de chacun-e et l’horaire de travail et de fixer des règles, le cas échéant avec les autres membres de la famille.
• Les repères journaliers ont disparu, les habitudes sont chamboulées.
  Conseil: conservez autant que possible un cadre ou créez-en un nouveau: horaires de travail et de pause, heures de repas, etc.
• La présence des enfants à la maison est un défi supplémentaire.
  Conseil: donnez aussi un cadre aux enfants, prévoyez un espace et un horaire pour le travail scolaire. Déterminez qui est responsable des enfants à quel moment et qui travaille. Fixez un emploi du temps: à la crèche déjà et plus tard à l’école, les enfants sont habitués aux structures définies et aux règles.

Aménager un espace de travail

Un espace réservé au travail aide à se mettre en condition, à se concentrer et à éviter les interruptions, mais aussi à fixer une limite entre home office et temps libre.
Conseil: choisissez un endroit pour travailler, toujours le même, que vous aménagerez en conséquence. Par exemple, si la table de la cuisine est utilisée pour diverses activités, il peut être utile d’adapter l’agencement pour indiquer clairement sa fonction.

Organiser et structurer le travail

• Le calendrier est l’outil de coordination le plus important. Il doit impérativement être à jour.
  Veillez donc à vérifier si les rendez-vous sont encore valables. Que faut-il annuler? Où faut-il envoyer de nouvelles invitations pour des réunions en ligne? 
• Les échanges spontanés pour discuter de ce qu’il faut faire ou planifier ensemble ne sont plus possibles.
  Conseil: prévoyez de brèves séances en équipe, par exemple chaque matin, pour organiser les tâches de la journée.

Garder des contacts informels dans le cadre professionnel

Le télétravail ne permet pas de discussions spontanées, comme ces quelques mots que l’on pouvait échanger en se croisant dans le couloir. Certaines personnes vivent seules et n’ont peut-être pas de contact informel de toute la journée.
Conseil: recherchez et entretenez le contact avec l’équipe, prévoyez des moments pour se parler en ligne, par exemple en partageant une pause café virtuelle. Un quart d’heure suffit. Chacun-e participe selon son envie et ses disponibilités. Ou créez un chat pour l’équipe consacré uniquement aux échanges informels.

Gérer des réunions virtuelles

L’organisation de réunions virtuelles obéit à certaines règles: 

• Le fait de voir l’autre apporte une certaine proximité et les signaux non verbaux (geste pour prendre la parole, hochement de tête, sourire, signe de la main, etc.) facilitent la communication, mais l’image consomme aussi plus de bande passante. Peut-être suffit-il d’opter pour le mode vidéo au début de la séance seulement, pour se saluer et échanger brièvement de manière informelle.
• Chacun-e est libre d’utiliser ou non la caméra. La sphère privée doit être respectée.
• Plus encore que de voir les autres participants, il peut être important de partager des documents, que ce soit par un accès parallèle, individuel, ou par le partage de l’écran.
• Au début d’une réunion virtuelle, il est utile de déterminer qui anime la séance, si un procès-verbal est établi, par qui et sous quelle forme, qui enregistre les tâches dans le planning, etc. Réglez aussi, si nécessaire, la façon dont les membres de l’équipe peuvent intervenir (prise de parole). 
• Vous trouverez ici des indications sur la manière de gérer des réunions virtuelles.
• Veillez par ailleurs à respecter la nétiquette, par exemple en suivant ces sept règles.

• Pour les cadres, des conseils spécifiques sont disponibles ici.

Work-life balance

En home office, nous sommes toute la journée à la maison. Mais cela ne signifie pas que nous devons être joignable à toute heure. Il faut au contraire fixer des limites claires. Les rituels, les règles et les structures aident à poser un cadre.

Conseils:

• Définir un horaire de travail et s’y tenir. 
• Informer l’équipe de ses horaires particuliers, par exemple en raison de la garde des enfants et indiquer les plages horaires dans le calendrier.
• Les personnes travaillant à temps partiel continueront de noter leurs jours de congé dans le calendrier.
• Ne pas oublier de faire des pauses, peut-être toujours à la même heure, ou mettre des rappels dans le calendrier. Prévoir par exemple une pause café en commun.
• Fixer une limite claire entre home office et temps libre: respecter les jours et les horaires de travail ainsi que les pauses et les noter dans le calendrier, aménager un espace de travail et s’habiller comme pour travailler à l’extérieur, suivre des structures et des règles claires dans la famille (cf. ci-dessus).
   

Ce résumé de points importants sur le télétravail a été préparé par la Prof. Andrea Gurtner, de l’Institut New Work au département Gestion de la BFH.